تاکتیک های مدیریت زمان
چگونه به طرز مؤثرتری عمل کنیم. ما به هنگام راهنمایی صاحبان کسبوکارهای کوچک مدام این عبارت را می‌شنویم که می‌گویند: «ما احساس می‌کنیم وقت کافی نداریم تا هم به کارهای شرکتمان برسیم و هم به زندگی‌مان توجه کنیم.» اگر شما هم چنین احساسی دارید و فکر می‌کنید که با سعی و تلاش فراوان کارهای روزمره بسیار کمی را انجام می‌دهید و به بقیه کارهایتان نمی‌رسید از شما می‌خواهیم به این رهنمود عمل کنید: «بر روی مدیریت زمان تمرکز کنید.»
در اینجا چند نکته راجع به نحوه مدیریت زمان آورده‌ایم که شما می‌توانید آن‌ها را با گروه خود به اشتراک بگذارید.
چند نکته در مورد مدیریت زمان در کسبوکارهای کوچک:
۱) زمان خود را ردیابی کنید.
برای چند روز دقت کنید که چطور از زمان خود استفاده می‌کنید.
استفاده از ثبت‌کننده زمان به‌طور روزانه، ثبت فعالیت‌ها
وقتی شما فعالیتی را شروع می‌کنید.
مدت‌زمانی که برای انجام دادن آن فعالیت صرف می‌کنید.
شرح فعالیت.
طبقه‌بندی هرکدام از فعالیت‌ها.
طبقه‌بندی نوع کاری که برای هرکدام از فعالیت‌ها انجام می‌شود در دو ستون با عناوین تخصصی و استراتژیک.
کار استراتژیک: شرح و توصیف کامل چیزی، برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی یا کارهایی از این قبیل می‌باشد.
کار تخصصی: به‌طور مستقیم مربوط به تولید محصولات و خدمات شما می‌شود.
مطابق با اهدافتان مقوله‌های فعالیتی خود را معین کنید. این مقوله‌ها می‌تواند شامل فروش، امور اداری،مدیریت، توسعه کسبوکار، امور مالی و امور عملیاتی شود. این طبقه‌بندی باعث می‌شود تا بدانید کدام بخش از کسبوکار شما نیاز دارد تا وقت بیشتری را برای آن صرف کنید. یا اگر شما به دنبال آن هستید تا بی‌نظمی‌های مربوط به محل کارتان را برطرف سازید ممکن است مقوله‌های دیگری را برای خود انتخاب نمایید از قبیل: تماس‌های تلفنی، جلسات، مشکلات کامپیوترها، مسائل مربوط به کارمندان و غیره. به‌هرحال مقوله‌های شما هر چه که باشند بایستی برایتان معنادار و بااهمیت باشند و هر مقوله تعریف مجزایی برای خود دارد که با دیگر مقوله‌ها قابل‌جمع نیست ازاین‌رو هیچ هم‌پوشانی‌ای بین مقوله‌ها وجود ندارد.
۲) آنچه را ردیابی کرده‌اید تجزیه‌وتحلیل نمایید.
وقتی زمان اجرای کارهای روزمره خود را برای چند روز ثبت کردید شروع به بررسی یا تجزیه‌وتحلیل نحوه گذراندن آن زمان‌ها کنید. به دنبال قالب‌ها و چارچوب‌های زمانی مشخص بگردید. آیا در زمان‌های مشخصی از روز بازدهی‌تان کمتر می‌شود؟ همچنین به مدت‌زمان جلسات کاری خود توجه داشته باشید. اگر میزان بازدهی شما در این جلسات مثلاً ۱۵ دقیقه یا کمتر است یکی از اولویت‌های کاری شما بایستی این باشد که از زمان جلسه خود بکاهید و بر زمان اجرای کارهای مربوط به توسعه کسب‌و‌کارتان بیفزایید.
۳) برای زمان خود جدول ساعات تدارک ببینید.
وقتی در مورد روند سپری شدن اوقات روزانه‌تان شناخت کافی پیدا کردید و فهمیدید که چقدر از وقتتان دارای بازدهی خوبی بوده است وارد مرحله بعد یعنی طراحی برنامه روزانه ایدئال خود می¬شوید. در این مرحله شما نحوه مدیریت زمان خود را انتخاب کرده و آن را برای همیشه ادامه می‌دهید. یکی از عادات جدیدی که در شما به وجود می‌آید این است که اولویت‌های روزانه خود را تعیین می‌کنید تا مطمئن شوید که مهم‌ترین کارهای مربوط به آن روزتان را انجام داده‌اید. اولویت‌های اصلی‌تان سپس اولویت‌هایی که در رده بعدی قرار می‌گیرند، افرادی که لازم است تا با آن‌ها ملاقات نمایید، تماس‌های تلفنی که بایستی انجام دهید و تمام برنامه روزانه‌تان را مشخص کنید.
۴) دزدان زمانتان را مشخص کرده و رفته‌رفته آن‌ها را تغییر دهید.
دزدان زمان، زمان مفید و سودمند شمارا می¬دزدند. دزدان زمان شما ممکن است یک فروشنده پرحرف باشد، لوازمی از دفتر کارتان باشد که دائم خراب می‌شود و یا حتی ممکن است خودتان باشید! وقتی دائماً از یک کار بر سر کار دیگری می‌روید و طرح‌های ناتمام بسیاری را از خود بر جای می‌گذارید درواقع اوقات مفید خود را هدر می‌دهید.
با پی بردن به این موضوع که وقتتان را در چه راهی صرف می‌کنید به‌راحتی می‌توانید از هدر رفتن آن جلوگیری کنید. اگر می‌خواهید این اتفاق برای گروهتان رخ ندهد و باعث هدرروی بهره‌وری آن‌ها نشود، هرروز یک جلسه ۵ دقیقه‌ای با کارمندان ارشدتان تدارک ببینید و در آن جلسه اولویت‌های اصلی‌تان را به آن‌ها یادآوری کنید. برای مشاوره تلفنی با یکی از راهنمایان کسبوکار ما، ثبت‌نام نمایید تا بفهمید چگونه بر دزدان زمانتان غلبه کنید.
۵) به‌طور منظم و مستمر زمانتان را ردیابی، تجزیه‌وتحلیل و اولویت‌بندی کنید.
مرتب توانایی‌های مدیریت زمان خود را بررسی کرده و آن‌ها را بهبود بخشید. هرز گاهی زمان خود را به کمک ثبت‌کننده زمان ردیابی کنید و وقتی را اختصاص دهید تا مهارت کنونی مدیریت زمانتان را با مهارتی که در گذشته داشته‌اید مقایسه نمایید. درنهایت، اگر مدیریت زمان شمارا به ستوه می‌آورد، زمانی را ترتیب دهید تا با یکی از راهنمایان کسبوکارهای کوچک ما صحبتی داشته باشید. یک راهنما به شما کمک خواهد کرد تا از وقت خود به نحو مطلوب‌تری استفاده نمایید.
من نمی دانم